POLÍTICA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES GUATEMALA
1. OBJETIVO
Establecer las políticas y procedimientos en relación con la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia y supresión de la información correspondiente a los datos personales o de cualquier otro tipo de información de titulares que sea utilizada o repose en las bases de datos y archivos de COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE GUATEMALA, SOCIEDAD ANÓNIMA, garantizando el cumplimiento de la normatividad vigente en protección de datos.
2. NORMATIVIDAD APLICABLE
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se emite de conformidad con la Ley de Acceso a la Información Pública, Decreto Número 57-2008 del Congreso de la República de Guatemala, particularmente aquellas relativas a la protección de datos personales, así como de las demás disposiciones legales aplicables y demás normativa aplicable.
COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE GUATEMALA, SOCIEDAD ANÓNIMA adopta la presente política con el propósito de establecer los lineamientos internos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, protección y supresión de datos personales contenidos en sus bases de datos físicas y electrónicas, garantizando el adecuado tratamiento de la información y la protección de los derechos de sus titulares.
La presente política también incorpora estándares y buenas prácticas corporativas en materia de privacidad, confidencialidad, seguridad de la información y protección de datos personales aplicables a las operaciones comerciales de la compañía.
3. ALCANCE
La presente política aplica para todos los datos personales registrados en bases de datos, así como a cualquier otro tipo de información que sea utilizada o repose en las bases de datos y archivos de COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE GUATEMALA, SOCIEDAD ANÓNIMA, respetando los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales; así mismo esta política establece las obligaciones y lineamientos de COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE GUATEMALA, SOCIEDAD ANÓNIMA, para la administración y tratamiento de los datos personales que reposen en sus bases de datos y archivos.
La presente política es aplicable a todos los procesos de COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE GUATEMALA, SOCIEDAD ANÓNIMA, que impliquen el tratamiento de los datos personales, en calidad de responsable y de encargado del tratamiento.
4. RESPONSABLES
Definir las responsabilidad y roles encargados de garantizar la ejecución, cumplimiento, mantenimiento y actualización de este documento, asignados a cargos líderes.
El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto del presente documento es COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE GUATEMALA, SOCIEDAD ANÓNIMA, identificada con Número de Identificación Tributaria –NIT- 95165460.
4.1. DATOS DE CONTACTO Y CANALES DE ATENCIÓN.
El Titular puede en cualquier momento solicitar a la Compañía el acceso a los datos personales que tenga registrados, así como solicitar la corrección, actualización o supresión de sus datos personales o canales de contactabilidad, revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos y en general ejercer los derechos que le otorga la ley mediante la presentación de consultas y reclamos por medio de las siguientes instancias o medios:
● Correo electrónico: pdpac@arturocalle.com
5. DEFINICIONES
Para efectos del presente documento debe tenerse en cuenta las siguientes definiciones a fin de dar aplicación a la política de tratamiento de datos personales.
• Datos personales: Los relativos a cualquier información concerniente a personas naturales identificadas o identificables.
• Habeas data: Es la garantía que tiene toda persona de ejercer el derecho para conocer lo que de ella conste en archivos, fichas, registros o cualquier otra forma de registros públicos, y la finalidad a que se dedica esta información, así como a su protección, corrección, rectificación o actualización. Los datos impersonales no identificables, como aquellos de carácter demográfico recolectados para mantener estadísticas, no se sujetan al régimen de hábeas data o protección de datos personales de la presente ley.
• Información confidencial: Es toda información en poder de los sujetos obligados que, por mandato constitucional, o disposición expresa de una ley tenga acceso restringido, o haya sido entregada por personas individuales o jurídicas bajo garantía de confidencialidad.
• Información pública: Es la información en poder de los sujetos obligados contenida en los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro que documente el ejercicio de las facultades o la actividad de los sujetos obligados y sus servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos podrán estar en cualquier medio sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático u holográfico y que no sea confidencial ni estar clasificado como temporalmente reservado.
• Información reservada: Es la información pública cuyo acceso se encuentra temporalmente restringido por disposición expresa de una ley, o haya sido clasificada como tal, siguiendo el procedimiento establecido en la presente ley.
• Ley de Acceso a la Información Pública: Decreto Número 57-2008 es de orden público, de interés nacional y utilidad social; establece las normas y los procedimientos para garantizar a toda persona, natural o jurídica, el acceso a la información o actos de la administración pública que se encuentre en los archivos, fichas, registros, base, banco o cualquier otra forma de almacenamiento de datos que se encuentren en los organismos del Estado, municipalidades, instituciones autónomas y descentralizadas y las entidades privadas que perciban, inviertan o administren fondos públicos, incluyendo fideicomisos constituidos con fondos públicos, obras o servicios públicos sujetos a concesión o administración.
Nota: Las definiciones son tomadas del artículo 9 de la Ley de Acceso a la Información Pública.
6. DESARROLLO
Este apartado busca establecer: Directrices claras, Compromisos, Responsabilidades generales, Requisitos de cumplimiento legal entre otros y es transversal para toda la compañía.
COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE GUATEMALA, SOCIEDAD ANÓNIMA, en adelante la Compañía, se encuentra comprometida con el cumplimiento del derecho a la protección de datos personales y el derecho que tienen todas las personas para conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías.
6.1. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL
La autorización para el uso y/o tratamiento de los datos será gestionada por COMERCIALIZADORA
ARTURO CALLE GUATEMALA, SOCIEDAD ANÓNIMA, a través de mecanismos que garanticen su consulta posterior y la manifestación de la voluntad del Titular a través de los siguientes medios:
● Mediante canales automatizados QR
● Mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización
6.1.1. Autorización del titular
Se requiere la autorización del Titular, salvo en los casos expresamente señalados en las normas que reglamentan la protección de los datos personales. Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección de los datos personales, COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE GUATEMALA, SOCIEDAD
ANÓNIMA solicitará al Titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados.
Se requiere la autorización del titular para la elección de los canales de contactabilidad para fines comerciales, publicitarios, y/o cobranza según aplique. COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE GUATEMALA, SOCIEDAD ANÓNIMA solicitará al Titular del dato su autorización para los canales habilitados en los sistemas de información o mecanismos implementados para la captura de datos personales.
No se requerirá el consentimiento del titular de la información para proporcionar los datos personales en los siguientes casos:
1. Los necesarios por razones estadísticas, científicas o de interés general previstas en ley, previo procedimiento por el cual no puedan asociarse los datos personales con el individuo a quien se refieran;
2. Cuando se transmitan entre sujetos obligados o entre dependencias y entidades del Estado, siempre y cuando los datos se utilicen para el ejercicio de facultades propias de los mismos;
3. Cuando exista una orden judicial;
4. Los establecidos en esta ley;
5. Los contenidos en los registros públicos;
6. En los demás casos que establezcan las leyes.
6.1.2. Deber de informar al titular
El responsable del tratamiento, al momento de solicitar al titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:
a. El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;
b. Los derechos que le asisten como titular;
c. La identificación, dirección física o electrónica del responsable del tratamiento.
6.1.3. Medios para otorgar la autorización
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, sitios web o en cualquier formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por La compañía y será puesto a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.
6.2. DERECHOS DE LOS TITULARES
La Compañía en todo tratamiento de datos personales será respetuosa de los derechos de los titulares.
Para efectos de la presente política, el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
c. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Para mayor claridad de proveedores, clientes y terceros ajenos a la compañía que suministren sus datos personales, la información aquí mencionada podrá ser publicada por los medios digitales que defina la omitiendo la información referente a colaboradores, procedimientos internos y demás información que no requiera ser conocida por los titulares de los datos anteriormente mencionados.
Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas.
a. Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Responsable.
b. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
c. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
d. Por estipulación a favor de otro y para otro.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos
6.3. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO
Los responsables del tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente política y en las disposiciones que regulen su actividad:
6.3.1. Frente al Titular:
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d. Tramitar las consultas y reclamos
e. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
6.3.2. Frente a los principios y otras obligaciones:
a. Observar los principios Legalidad, finalidad, libertad, calidad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad;
b. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento del manejo y tratamiento de datos personales en especial, para la atención de consultas y reclamos;
c. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
6.4. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LOS DATOS SUMINISTRADOS
Los datos personales que se recolecten serán incluidos en una base de datos y serán utilizados de manera directa o a través de los responsables o encargados en los términos que se establezca en la normatividad aplicables en esta materia, para las finalidades directas e indirectas relacionadas con el objeto y propósitos de la compañía. El tratamiento al cual serán sometidos los datos personales incluye recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. El tratamiento de los datos estará sujeto a las finalidades autorizadas por el Titular, a las obligaciones contractuales entre las partes, así como, a los casos en los cuales existan obligaciones legales que deba cumplir.
Los sujetos obligados no podrán difundir, distribuir o comercializar los datos personales contenidos en los sistemas de información desarrollados en el ejercicio de sus funciones, salvo que hubiere mediado el consentimiento expreso por escrito de los individuos a que hiciere referencia la información.
6.5. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos.
6.6. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Los titulares o sus representantes legales podrán solicitar, previa acreditación, que modifiquen sus datos personales contenidos en cualquier sistema de información. Con tal propósito, el interesado debe entregar una solicitud de modificaciones, en la que señale el sistema de datos personales, indique las modificaciones que desea realizar y aporte la documentación que motive su petición. El sujeto obligado debe entregar al solicitante, en un plazo no mayor de treinta días hábiles desde la presentación de la solicitud, una resolución que haga constar las modificaciones o bien, le informe de manera fundamentada, las razones por las cuales no procedieron las mismas.
6.7. PROCEDIMIENTO DE ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN DE DATOS PERSONALES
La compañía adoptará todas las medidas técnicas y administrativas adecuadas y suficientes que permitan el cuidado y conservación de los datos personales de los titulares, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
De igual forma, la implementación estas medidas, permitirá la conservación de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para el tratamiento de los mismos. La compañía adoptará todos los mecanismos para guardar la confidencialidad de la información y se abstendrá de usar la información para fines diferentes a los expresamente autorizados por el titular.
6.8. PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACIÓN, GESTIÓN Y RESPUESTA ANTE INCIDENTES
COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE GUATEMALA, SOCIEDAD ANÓNIMA adoptará las mejores prácticas implementadas por la controlante Comercializadora Arturo Calle SAS en Colombia para la gestión de incidentes de seguridad relacionados con datos personales, con el fin de proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información personal tratada por la compañía.
Para ello, contará con procedimientos internos para la identificación, reporte, análisis y atención de incidentes de seguridad, promoviendo la comunicación oportuna entre las áreas involucradas y la activación de protocolos internos que permitan implementar medidas de contención, mitigación, corrección y recuperación frente a cualquier evento que pueda comprometer la seguridad de los datos personales.
Todos los colaboradores, administradores de bases de datos y personas que intervengan en el tratamiento de datos personales deberán conocer y aplicar estos procedimientos, con el propósito de garantizar la adecuada protección de la información bajo su responsabilidad.
Se considerarán incidentes de seguridad, entre otros, los accesos no autorizados a datos personales, la pérdida o divulgación indebida de información, el uso indebido de credenciales, la modificación no autorizada de datos o cualquier situación que represente un riesgo para la seguridad de la información.
En estos casos, la compañía documentará el incidente, las medidas adoptadas y las acciones correctivas implementadas para evitar su recurrencia.
6.9. VIDEO VIGILANCIA
COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE GUATEMALA, SOCIEDAD ANÓNIMA como buena práctica informará a las personas sobre la existencia de mecanismos de video vigilancia, mediante la fijación de anuncios visibles al alcance de todos los titulares e instalados en las zonas de video vigilancia, principalmente en las zonas de ingreso a los lugares que están siendo vigilados y monitoreados y al interior de estos.
El acceso y divulgación de las imágenes será restringido a personas autorizadas por el Titular y/o por solicitud de una autoridad en ejercicio de sus funciones. La información recolectada podrá ser empleada como prueba en cualquier clase de proceso disciplinario, administrativo, civil o penal cuando se requiera.
En consecuencia, la divulgación de la información que se recolecta será controlada y consistente con la finalidad establecida por el Responsable del Tratamiento.
6.10. AVISO DE PRIVACIDAD
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales y sensibles.
A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
6.11. DISPOSICIÓN FINAL Y SEGURIDAD DE LOS DATOS
Los responsables de administrar las bases de datos y la Gerencia de Tecnología son responsables de asegurar que únicamente los funcionarios autorizados tienen acceso a las bases de datos personales con las cuales cuenta la Compañía. La compañía cuenta con protocolos seguros a nivel informático, restricciones de acceso y prácticas de desarrollo interno de software seguro que permiten proteger la información almacenada.
En el momento en que el Titular lo solicite o cuando la información del Titular no sea requerida por la Compañía de acuerdo a las políticas de tratamiento y las finalidades establecidas en la presente política, se dará de baja la información del Titular contenida en las respectivas Bases de Datos.
6.12. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES
6.12.1. Transferencia de datos
COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE GUATEMALA, SOCIEDAD ANÓNIMA podrá realizar transferencia de datos personales a Comercializadora Arturo Calle, S.A.S. y/o cualquier otra empresa, filial o subsidiaria relacionada a Arturo Calle que proporcionen niveles adecuados de protección de datos.
La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales de acuerdo a lo establecido en la presente política, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Se permite la transferencia de datos personales siempre y cuando El Titular de la información haya autorizado la transferencia por cualquiera de los medios. En todo caso, el Receptor de la información debe garantizar la seguridad de la información y los niveles adecuados de protección de datos.
6.12.2. Transmisión de datos
Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE GUATEMALA, SOCIEDAD ANÓNIMA y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales. Este contrato de transmisión de datos personales deberá suscribirse entre el Responsable y el Encargado para definir el alcance del tratamiento de datos personales bajo su control y responsabilidad, así como, las actividades que el encargado realizará por cuenta del Responsable y las obligaciones del Encargado para con el titular. Adicionalmente, el Encargado deberá cumplir con las siguientes obligaciones y aplicar las normas vigentes en Guatemala en materia de protección de datos.
• Dar Tratamiento, a nombre del Responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.
• Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
• Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.
Las anteriores condiciones fijadas para las transmisiones de datos internacionales, también le serán aplicables a las transmisiones de datos nacionales.
6.13. TRATAMIENTO DE DATOS BIOMÉTRICOS
Los datos biométricos almacenados en las bases de datos son recolectados y tratados por motivos estrictamente de seguridad, para verificar la identidad personal y realizar control de acceso a los empleados, clientes y visitantes. Los mecanismos biométricos de identificación capturan, procesan y almacenan información relacionada con, entre otros, los rasgos físicos de las personas (las huellas dactilares, reconocimiento de voz y los aspectos faciales), para poder establecer o “autenticar” la identidad de cada sujeto.
6.14. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES
El cumplimiento con la Protección de Datos Personales, la seguridad, reserva y/o confidencialidad de la información almacenada en las bases de datos es de vital importancia para COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE GUATEMALA, SOCIEDAD ANÓNIMA. Por ello, hemos establecido políticas, lineamientos y procedimientos y estándares de seguridad de la información, los cuales podrán cambiar en cualquier momento ajustándose a nuevas normas y necesidades de COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE GUATEMALA, SOCIEDAD ANÓNIMA cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información y datos personales.
Asimismo, garantizamos que en la recolección, almacenamiento, uso y/o tratamiento, destrucción o eliminación de la información suministrada, nos apoyamos en herramientas tecnológicas de seguridad e implementamos prácticas de seguridad que incluyen: transmisión y almacenamiento de información sensible a través de mecanismos seguros, uso de protocolos seguros, aseguramiento de componentes tecnológicos, restricción de acceso a la información sólo a personal autorizado, respaldo de información, prácticas de desarrollo seguro de software, entre otros.
En caso de ser necesario suministrar información a un tercero por la existencia de un vínculo contractual, suscribimos contrato de transmisión para garantizar la reserva y confidencialidad de la información, así como, el cumplimiento de la presente Política del tratamiento de los datos, lineamientos internos para gestionar las solicitudes que se presenten en materia de datos personales respecto eliminaciones correcciones o modificaciones de información establecidos por COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE GUATEMALA, SOCIEDAD ANÓNIMA. En todo caso, adoptamos compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de los datos almacenados.
6.15. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS ASOCIADOS AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE GUATEMALA, SOCIEDAD ANÓNIMA realizará evaluación de riesgos para los tipos de datos y tratamientos personales que decida adoptar la sociedad.
6.16. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A LAS AUTORIDADES
Cuando por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial se soliciten a COMERCIALIZADORA ARTURO CALLE GUATEMALA, SOCIEDAD ANÓNIMA acceso y/o entrega de datos de carácter personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad. Para la entrega se suscribirá un acta indicando los datos de la entidad solicitante y las características de la información personal solicitada, precisando la obligación de garantizar los derechos del Titular, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad requirente.
6.17. VIGENCIA
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir de julio de 2026 y podrá ser modificada por la compañía cuando resulte necesario para adecuarla a cambios normativos o corporativos.